Μια ματιά στον ρόλο του Προσωπικού Βοηθού ή του Προσωπικού Γραμματέα
Έχει ειπωθεί ότι πίσω από κάθε σπουδαίο άνδρα υπάρχουν σπουδαίες γυναίκες. Φυσικά στον πολιτικά σωστό κόσμο στον οποίο όλοι κατοικούμε, είναι καλύτερα να ερμηνεύεται ότι διαβάζεται, πίσω από κάθε μεγάλο Διευθύνοντα Σύμβουλο υπάρχει ένας σπουδαίος βοηθός. Ο βοηθός στον οποίο αναφέρομαι δεν είναι διοικητικός – παρόλο που έρχονται σε πρακτικό, οικονομικό γκουρού που παρακολουθεί τα οικονομικά ή ακόμα και ένα παιγνίδι μάρκετινγκ που μπορεί να πουλήσει με επιτυχία το προϊόν ή την υπηρεσία σας, φαινομενικά σε οποιονδήποτε δεν είναι ορατό. Ένα αξιόλογο μέλος της ομάδας σας είναι ο Προσωπικός Βοηθός, ο οποίος σας βοηθά να διαχειριστείτε τις προτεραιότητες, τις συναντήσεις, τις συναντήσεις και τα ταξίδια σας.
Ενώ τα Τμήματα Εταιρικής Πτήσης θεωρούνται γενικά ως μηχανικά και συχνά ως υπερβολικά πλεονεκτικά, η αλήθεια είναι ότι είναι ένα ζωτικό πλεονέκτημα που δεν έχει να κάνει με τις λεπτομέρειες των βιδών του αεροσκάφους ή των δελτίων εξυπηρέτησης, και τα λοιπα αντίθετα η πραγματική αξία του εξασφαλίζει ότι ο χρόνος σας, και ο χρόνος των συναδέλφων σας δεν σπαταλάται.
Η ιεραρχία ενός εσωτερικού, εταιρικού τμήματος πτήσεων που εξυπηρετεί μια εταιρεία θα φαίνεται κανονικά σαν εξής (χωρίς συγκεκριμένη σειρά):
Ένας Διευθυντής Αεροπορίας που είναι επικεφαλής της επιχείρησης. Μπορεί να υπάρχουν δέκα αεροσκάφη ή περισσότερα, συμπεριλαμβανομένων των ελικοπτέρων σε αυτό το τμήμα πτήσης – έτσι ο κύριος πιλότος θα μπορούσε να έχει είκοσι ή τριάντα πιλότους που όλοι υπάγοντα σε αυτόν. Επιπλέον, υπάρχει Υπεύθυνος Κατάρτισης, Υπεύθυνος Ασφάλειας, Τμήμα Λογιστικής, Τμήμα Προγραμματισμού και Διανομής, καθώς και αρκετοί Σύμβουλοι Πτήσεων. Στη συνέχεια, θα έρθουμε σε ένα αρκετά μεγάλο Τμήμα Συντήρησης Αεροσκαφών που πιθανότατα θα είναι Πιστοποιημένος Επισκευαστικός Σταθμός που θα περιλαμβάνει Διευθυντή Συντήρησης, Επικεφαλής Επιθεωρητή, Διαχειριστή Εξαρτημάτων, Τμήμα Παρακολούθησης Συντήρησης και Εισόδου Δεδομένων, Επιθεωρητές και Τεχνικούς. Επιπλέον, με μια τόσο μεγάλη οργάνωση θα υπάρχει μια εσωτερική Υπηρεσία Γραμμής, συμπεριλαμβανομένου του Προσωπικού Εφοδιασμού. ένα διαχειριστή θεματοφυλακής, προσωπικό καθαρισμού και (φυσικά) ασφάλεια.
Αυτός ο άνθρωπος πρέπει επίσης να έχει τις γνώσεις και τις δεξιότητες ενός θυρωρού και να είναι σε θέση να κρατήσει απόλυτα μυστικές τις λεπτομέρειες της επιχείρησής σας στο εσωτερικό του ιερού και να είναι πάντα ιερό
Ακόμη και με τις προτεινόμενες οδηγίες, τις τυποποιημένες λειτουργικές πρακτικές, τα σεμινάρια και τα σημεία αναφοράς της βιομηχανίας, κάθε εταιρική πτητική μονάδα είναι διαρθρωμένη ελαφρώς διαφορετική από την άλλη. Το μόνο κοινό νήμα στο καθένα είναι ότι το αεροσκάφος είναι παρόμοιο.
Η ‘ΓΕΦΥΡΑ’ PA/CS
Ανεξάρτητα από το μέγεθος, τη δομή ή τα πρότυπα που ακολουθείται από κάθε δεδομένο τμήμα πτήσης, πρέπει να υπάρχει μια γέφυρα επικοινωνίας που θα χτίζεται και θα συντηρείται ώστε να επιτρέπεται στους Εταιρικούς ηγέτες της επιχείρησης να ενημερώνουν το Τμήμα Εταιρικής Πτήσης σχετικά με το τι θα έχουν τα ταξιδιωτικά τους σχέδια Δοσμένος χρόνος. Αυτή η “Γέφυρα” ελέγχεται συνήθως από τον Προσωπικό Βοηθό του Προέδρου / Διευθύνοντος Συμβούλου / Προέδρου ή από τον Γραμματέα της Εταιρείας, εξ ου και οι επόμενες σελίδες αυτής της δημοσίευσης που εξετάζουν τα θέματα που πρέπει να αντιμετωπίσει αυτή η κυρία ή κύριος, για να σας , το ανώτερο στέλεχος της εταιρείας να κάνει τα ταξίδια που είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία της εταιρείας σας.
Τα καθήκοντα του Προσωπικού Βοηθού / Εταιρικού Γραμματέα (PA / CS) περιλαμβάνουν τη διατήρηση ενός ημερολογίου δέσμευσης για τον ηγέτη της επιχείρησης που εκπροσωπεί. Επιπλέον, είναι καθήκον τους να δώσουν προτεραιότητα στη ροή εργασίας που διασχίζει το γραφείο της αρχής. Ορισμένοι ηγέτες των επιχειρήσεων εργάζονται σε ένα πολύ σφιχτά δομημένο χρονοδιάγραμμα που μπορεί να χωριστεί σε δεκαπέντε λεπτά διαστήματα. άλλοι μπορεί να προγραμματίσουν το χρόνο τους σε ημερήσια ή εβδομαδιαία βήματα. Είτε έτσι είτε αλλιώς, το PA / CS θα λειτουργήσει ως συνδετικός κρίκος των τόπων, των ημερομηνιών και των ωρών, πολλά από τα οποία θα πρέπει να γνωστοποιηθούν στο Τμήμα Εταιρικής Πτήσης.
Δεν απαιτείται για ένα PA / CS να κατανοήσει και να κάνει αποφάσεις προγραμματισμού βάσει των καιρικών συνθηκών, του πληρώματος, των φόρων και των ζητημάτων ασφαλείας, αλλά καθώς το άτομο αυτό αποκτά εμπειρία αντιμετωπίζοντας την κατάλληλη επαφή του στο Τμήμα Πτήσης, θα γνωρίζει τα ζητήματα που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη όταν ένα ταξίδι έχει σχεδιαστεί, οργανωθεί και γίνει, όλα βασισμένα στην κατεύθυνση του / της κατά την εντολή του μεγάλου αφεντικού.
Ορισμένα από αυτά τα ζητήματα περιλαμβάνουν τη διαθεσιμότητα συγκεκριμένων αεροσκαφών εντός της εταιρείας, λόγω των υφιστάμενων ταξιδιών εκτός βάσης, τον προγραμματισμό συντήρησης, τις ώρες υπηρεσίας του πληρώματος, τον αναμενόμενο καιρό, τις άδειες πτήσης, τις θεωρήσεις, τα δηλωτικά επιβατών, τις φορολογικές εκτελεστικές παροχές, τις απαλλαγές από την ευθύνη ή τα ασφαλιστήρια συμβόλαια επιβαίνοντες επιβαίνοντες σε μη εργαζόμενους, στάσεις τροφοδοσίας, διαγράμματα και ελάχιστα ασφαλείας βάσει του αεροδρομίου προορισμού, τροφοδοσία, λειτουργικότητα επικοινωνίας με το γραφείο, αυτοκίνητα, λιμουζίνες, ξενοδοχεία και άλλα και κ.λπ.
ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΩΝ ‘ΓΕΦΥΡΩΝ’
Είναι συνηθισμένο να εγκατασταθεί ένα PA / CS και να διαμένει σε μια εταιρία, πριν από την ίδρυση ενός Τμήματος Εταιρικής Πτήσης. Εάν αυτό δεν συμβαίνει ή αν έχετε μόλις προσλάβει ένα νέο PA / CS λόγω συνταξιοδότησης ή άλλου από το προηγούμενο PA / CS, ο ομαλός τρόπος δημιουργίας ή διατήρησης μιας νέας ή υπάρχουσας γέφυρας επικοινωνίας είναι να επιτρέψετε τη νέα σας εργαζόμενη/εργαζόμενο να έρχεται σε επαφή με τους υπόλοιπους εργαζόμενους.
Ο χρόνος είναι χρήμα, και ο χρόνος σας είναι ο πιο πολύτιμος στην εταιρεία σας. Είναι πραγματικά προς το συμφέρον σας να επιβάλλετε ότι τουλάχιστον κάθε έξι μήνες, όταν μπορείτε να αποδεσμεύσετε το PA / CS για μια μέρα,ώστε να ξοδεύουν αυτή τη μέρα ως επισκέπτης του Τμήματος Πτήσεων, ώστε να μπορούν να μάθουν και να ενημερώσουν οι ίδιοι στις τελευταίες αλλαγές, πρόσωπα, εξοπλισμό και ζητήματα μέσα σε αυτόν τον μέχρι τότε ξένο της εταιρείας σας.
Ο ΡΟΛΟΣ ΤΟΥ PA/CS
Τώρα θα επιστρέψουμε στον βασικό ρόλο του PA / CS, καθώς αφορά την οργάνωση και οργάνωση του ταξιδιωτικού σας προγράμματος.
Η ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΗ ΛΙΣΤΑ ΠΤΗΣΗΣ
Υπάρχουν τρεις βασικοί λόγοι για τους οποίους θα πρέπει να υπάρχει εγκεκριμένος κατάλογος πτήσεων με τα κατάλληλα στελέχη και προσωπικό της εταιρείας σας που έχουν εκκαθαριστεί για να χρησιμοποιήσουν τις υπηρεσίες που προσφέρονται από το Τμήμα Εταιρικής Πτήσης. αυτά είναι:
1. Εταιρική Ασφάλεια (Ορατότητα, φόρος, πολιτική ένταξης με βάση το ποιος στην εταιρική διακυβέρνηση μπορεί να πετάξει στο ίδιο αεροσκάφος, είναι μερικά από τα θέματα που σχετίζονται με την Εταιρική Ασφάλεια)
- Υποκείμενος στον φόρο (Παρακολούθηση της επιλεξιμότητας με βάση το προφίλ ταξιδιού, φορολογητέες τιμές και παρακολούθηση). και
- Τελωνεία και Μετανάστευση (Τώρα υποχρεούται να αναφέρει ένα δηλωτικό επιβατών στις αρχές πριν από την είσοδο ή την έξοδο από τη χώρα σε μια διεθνή πτήση).
Το PA / CS πρέπει να έχει ενημερωμένο και διαθέσιμο για το έγγραφο της έγκυρης λίστας πτήσεων.
Συνήθως θα δημιουργήσουν και θα διατηρήσουν αυτόν τον κατάλογο με τη βοήθεια των HR, Λογιστικών και Νομικών Τμημάτων του οργανισμού σας. Αλλά εάν κάποιος άλλος είναι υπεύθυνος για την εξυπηρέτηση αυτού του ζωτικού εγγράφου, ο PA / CS πρέπει να είναι ο πρώτος στην γραμμή για την παραλαβή του. Μόλις οπλιστούν με αυτή την λειτουργία πολιτικής, θα έχουν την εξουσία να οργανώνουν συνεδριάσεις με ευκολία
ΤΟ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΠΤΗΣΗΣ
Ένα επαγγελματικά διευθυνόμενο Τμήμα Εταιρικής Πτήσης θα αναπτύξει και θα εφαρμόσει το δικό του εγχειρίδιο λειτουργίας το οποίο θα αναλύει κάθε πτυχή της ασφάλειας, της αποτελεσματικότητας και των τρόπων διεξαγωγής των εργασιών. Δυστυχώς υπάρχουν τμήματα αποστάσεως που λειτουργούν αεροσκάφη, επαρκή σε αριθμό ώστε το IS-BAO να πιέσει σθεναρά για ένα τυποποιημένο εγχειρίδιο που θα υιοθετηθεί από όλες τις εταιρείες που ασχολούνται με την παροχή αεροπορικών μεταφορών.
Η εταιρική αεροπορία είναι διαφορετική από την Air Charter, παρόλο που η λειτουργία είναι πολύ παρόμοια, αλλά το γεγονός ότι μια εταιρεία εξυπηρετεί μόνο τους δικούς της εργαζόμενους σε αντίθεση με το ευρύ κοινό. Τα ζητήματα του χρόνου εργασίας, του χρόνου απογείωσης και της ελάχιστης προσγείωσης, του εξοπλισμού και της εκπαίδευσης δεν ελέγχονται αυστηρά σύμφωνα με τους κανόνες λειτουργίας που ορίζει η FAA σύμφωνα με το άρθρο 14, FAR 91, σε σύγκριση με τις απαιτήσεις που περιέχονται στο FAR 135. Με αυτό τον τρόπο, περιπτώσεις που εκτείνονται σε επιχειρήσεις που απαιτούν εξαιρετική προσπάθεια για να ξεκινήσουν ένα ταξίδι, έξω από τη ζώνη άνεσης των Τμημάτων.
Ένα καλά οργανωμένο τμήμα θα κυλήσει εύκολα με ένα τέτοιο γεγονός χωρίς ποτέ να θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια. Ένα επιτυχημένο PA / CS θα έχει πλήρη επίγνωση των περιορισμών των πτητικών μονάδων, διότι πρέπει επίσης να διαθέτει το Εγχειρίδιο Πτητικής Λειτουργίας που έχει στην κατοχή του καθώς και το Έγγραφο Έγγραφο Πτήσης (παραπάνω).
Παρακαλώ πιστέψτε μας όταν λέμε ότι δεν αναμένεται ότι ένα PA / CS θα πρέπει να κατανοήσει κάθε πτυχή του εγχειριδίου. Αντίθετα, τονίζεται τη σημασία της ύπαρξης μιας ακριβούς και πρακτικής διαδικασίας που έχει καθοριστεί στην εκτύπωση για να ακολουθήσει αυτό το άτομο όταν ο προϊστάμενός του φωνάζει ότι το αεροσκάφος πρέπει να “ξεκινήσει τώρα!” ανεξάρτητα από τον καιρό ή την κατάσταση του αεροσκάφους.
Η γέφυρα επικοινωνίας μπορεί να είναι τόσο απλή όσο ένας αριθμός τηλεφώνου για κλήση ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς αποστολή, ώστε τα σχέδια ταξιδιού του Προέδρου να διοχετεύονται στο Τμήμα Εταιρικής Πτήσης μέσω του PA / CS. Αυτό δεν θα πρέπει ποτέ να είναι ένα μοτίβο κυκλοφορίας μονής κατεύθυνσης, όμως, καθώς τα εταιρικά ταξιδιωτικά σχέδια θα πρέπει πάντα να μετριάζονται με τα οφέλη των εκθέσεων σχετικά με την κατάσταση πτήσης.
ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΠΤΗΣΗΣ
Εάν η εταιρία αυτή είναι παρόμοια με την περιγραφή που δίνεται στην αρχή αυτού του άρθρου, τότε υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ότι πολλά από τα αεροσκάφη και το προσωπικό της εταιρείας βρίσκονται σε πτήση σε όλο τον πλανήτη όλο το 24ωρο. Εάν συμβαίνει αυτό, είναι πιθανό ότι ένα πρόγραμμα παγκόσμιας παρακολούθησης πτήσης χρησιμοποιείται από το τμήμα προγραμματισμού και αποστολής. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να διοχετεύονται και στο PA / CS, ακόμη και αν το μόνο που δείχνει αυτή τη στιγμή είναι ότι ο στόλος είναι όλοι σταθμευμένοι με ασφάλεια στο σπίτι στο hangar της εταιρείας.
ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΤΩΝ ΕΠΙΒΑΤΩΝ
Συχνά οι επιβάτες που ταξιδεύουν με τα αεροσκάφη των εταιρειών δεν περιορίζονται στους υπαλλήλους της εταιρείας. Ενδεχομένως, μια σημαντική συμφωνία μπορεί να κλείσει μόνο εάν ο πελάτης μεταφερθεί σε ένα σημείο που θέλει γρήγορα.Αυτό δείχνει την ικανότητα της επιχείρησης να ανταπεξέλθει. Είναι σίγουρα αξιόπιστο ότι ένα αξιόλογο δημόσιο πρόσωπο πρόκειται να πετάξει στην πόλη για να προωθήσει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία ως μέρος μιας εκστρατείας roll-out. Είτε έτσι είτε αλλιώς, αυτοί οι επιβάτες που δεν είναι υπάλληλοι έχουν εγκριθεί από τις εξουσίες που είναι νόμιμες και τις έχουν εκκαθαρίσει. δεν υπάρχει κανένας λόγος να μην προστεθούν στο Έγγραφο Εγκεκριμένης Πτήσης.
Εάν η εταιρεία σας έχει προσωπικό στην πτήση, θα διατηρήσει τον κατάλογο των αναγκαίων ή επιθυμητών γευμάτων, σνακ, ποτών, μουσικής, βίντεο, παιχνιδιών, περιοδικών και εφημερίδων που αναμένεται να είναι επί του σκάφους, με βάση προφίλ του ταξιδιώτη. Εάν, ωστόσο, η γέφυρα επικοινωνίας σταματήσει με τον κύριο πιλότο, καθώς δεν υπάρχει ούτε προγραμματιστής / αποστολέας ή αερομεταφορέας , ο PA / CS θα πρέπει να παρακολουθεί τις απαιτήσεις και να ανταπεξέρχεται προκειμένου να είναι ο πελάτης στον προορισμό του εγκαίρως και με σωστή μεταχείρηση.
Εξίσου σημαντικό είναι οι καλεσμένοι επιβάτες να απολαμβάνουν την ίδια ευγένεια.Βέβαια δεν γίνεται κάποιος από το τμήμα πτήσης να γνωρίζει τις ανάγκες τους αν επιβιβάζονται για πρώτη φορα στο αεροσκάφος σας.
Ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλιστεί ότι η υπηρεσία καμπίνας που προσφέρεται στον επισκέπτη είναι απολύτως παραδειγματική είναι να δημιουργηθεί ένα σύντομο ερωτηματολόγιο που να ρωτά ποιές είναι οι προτιμήσεις του επιβάτη. Αυτό το ερωτηματολόγιο μπορεί στη συνέχεια είτε να συμπληρωθεί από το στέλεχος υποδοχής που έχει προσκαλέσει τον επιβάτη του επισκέπτη, είτε να συμπληρωθεί από το PA / CS του πελάτη. Πολλές συμφωνίες χάλασαν επειδή ένα συγκεκριμένο ποτό ήταν, ή δεν ήταν στο αεροπλάνο. Ακούγεται τρελό, αλλά δυστυχώς είναι αλήθεια!
ΚΑΝΤΕ ΤΗΝ ΣΩΣΤΗ ΕΠΙΛΟΓΗ
Η ευρεία, υψηλής ισχύος, καθημερινή τριβή για να γίνετε το κορυφαίο εκτελεστικό στέλεγχος θα ήταν λιγότερο αποτελεσματική χωρίς την βοήθεια που παρέχεται από το προσωπικό σας, τόσο στο γραφείο σας, στους δορυφορικούς χώρους, στο υπόστεγο σας και κυρίως στο PA / CS.
Χρειάζεται ένα σπάνιο άτομο να κατέχει κάποιες από τις δικές σας δυναμικές δεξιότητες που απασχολείστε στο τιμόνι της εταιρείας σας, ενώ πρέπει να είναι αρεστό (θα περάσετε πολύ χρόνο μαζί τους). Αυτός ο άνθρωπος πρέπει επίσης να έχει τις γνώσεις και τις δεξιότητες ενός θυρωρού και να είναι σε θέση να κρατήσει απολύτως μυστικές και εντελώς ιερές τις λεπτομέρειες της επιχείρησής σας.
Από την άποψη του προσωπικού στο hangar, θα δουν το PA / CS ως αληθινό VIP, διότι αυτό το άτομο είναι ο κύριος πελάτης που πρέπει να ικανοποιήσουν, προτού να μπορούν να σας ικανοποιήσουν εγκαίρως.
Επιλέξτε με σύνεση όταν επιλέγετε έναν υποψήφιο για να εκπληρώσετε αυτόν τον ρόλο για εσάς. Αφού εγκατασταθούν σε ένα γραφείο που βρίσκεται δίπλα στο γραφείο σας, βεβαιωθείτε ότι έχουν συνδεθεί σωστά με το τμήμα πτήσης σας και ότι έχει χτιστεί μια κατάλληλη Γέφυρα Επικοινωνίας μεταξύ της εκτελεστικής σας σουίτας και του υπόλοιπου προσωπικού.