Взгляд на роль личного помощника или корпоративного секретаря
Говорят, что за каждым великим мужчиной стоит великая женщина. Конечно, в политкорректном мире, в котором мы все живем, лучше интерпретировать, что за каждым великим руководителем стоит отличный помощник. Ассистент, на которого я ссылаюсь, не является административным, хотя они могут пригодиться, финансовому гуру, который следит за финансами, или даже маркетологу, который может успешно продать ваш продукт или услугу, казалось бы, кому-то невидимому. Ценным членом вашей команды является личный помощник, который помогает управлять вашими приоритетами, встречами и поездками.
В то время как корпоративные летные отделы обычно рассматриваются внешне как механические по своей природе, истина заключается в том, что это жизненно важный актив, который имеет мало общего с мелочами гаек и болтов самолета, или сервисными бюллетенями и так далее; вместо этого его истинная ценность заключается в том, чтобы ваше время и время сотрудников вашей компании проходило с пользой.
Иерархия внутреннего отдела корпоративных полетов, который обслуживает корпорацию, входящую в список Fortune 100, обычно выглядит примерно так (в произвольном порядке):
Директор авиации, который возглавляет операцию. В этом летном отделе может быть десять или более самолетов, включая вертолеты, поэтому у главного пилота может быть двадцать или тридцать пилотов, которые все подчиняются ему / ей. Кроме того, есть сотрудник по обучению, сотрудник по безопасности, отдел бухгалтерского учета, отдел планирования и диспетчеризации, а также несколько бортпроводников. Затем мы приходим в важный отдел технического обслуживания воздушных судов, который, скорее всего, будет сертифицированным ремонтным участком, в состав которого входят директор по техническому обслуживанию, главный инспектор, менеджер по запасным частям, отдел технического обслуживания и контроля ввода данных, инспекторы и технические специалисты. Кроме того, в такой крупной организации будет организована линейная служба, включающая персонал по заправке; менеджер по хранению, уборщик и (конечно) охрана.
Этот человек также должен обладать знаниями и навыками консьержа и иметь возможность хранить детали вашего бизнеса в святилище абсолютно в тайне и полностью священно.
Даже с учетом рекомендуемых руководящих принципов, стандартных методов работы, семинаров и отраслевых критериев, каждый корпоративный полетный отдел структурирован по-разному. Единственная общая нить состоит в том, что самолеты похожи.
PA / CS ‘МОСТ’
Независимо от размера, структуры или стандартов, которым руководствуется какой-либо конкретный летный отдел, должен быть построен и поддерживаться коммуникационный мост, чтобы корпоративные лидеры в фирме могли сообщить корпоративному летному отделу, каковы его планы поездок. Этот «мост» обычно контролируется личным помощником президента / генерального директора / председателя или корпоративным секретарем, поэтому на следующих нескольких страницах этой публикации рассматриваются вопросы, с которыми приходится сталкиваться этой женщине или джентльмену.
В обязанности личного помощника / корпоративного секретаря (PA / CS) входит ведение календаря взаимодействия для корпоративного лидера, которого он / она представляет. Кроме того, их работа заключается в определении приоритетов рабочего процесса. Некоторые бизнес-лидеры работают по очень жестко структурированному графику, который можно разделить на пятнадцатиминутные интервалы; другие могут планировать свое время в днях или неделях. В любом случае, PA / CS будет выступать в качестве источника мест, дат и времени, о многих из которых нужно будет сообщить в качестве передачи в отдел корпоративных полетов.
Для PA / CS не требуется понимать и принимать решения по планированию, основанные на погоде, экипаже, налогах и вопросах безопасности, но, когда этот человек приобретает опыт общения со своим соответствующим контактным лицом в отделе полетов, он станет осведомлен о проблемах и это необходимо учитывать, когда поездка запланирована, организована и организована, и все это зависит от его / ее направления по указанию большого босса.
Некоторые из этих проблем включают в себя наличие конкретных самолетов в компании из-за существующих рейсов в сторону от базы, расписания технического обслуживания, времени работы экипажа, ожидаемой погоды, разрешений на перелеты, виз, пассажирских деклараций, налогооблагаемых льгот для руководителей, отказов от ответственности или страховых полисов для не являющиеся сотрудниками гостевые пассажиры, заправочные остановки, схемы и минимумы безопасности в зависимости от аэропорта назначения, общественного питания, функциональных возможностей связи между кабинами, автомобилями, лимузинами, отелями и т. д., и т. п.
НАСТРОЙКА ВАШИХ «МОСТОВ»
Как правило, PA / CS устанавливается и постоянно проживает в корпорации, прежде чем будет создан внутренний отдел корпоративных полетов. Если это не так, или если вы только что наняли новую PA / CS в связи с выходом на пенсию или другим из предыдущих PA / CS, то плавный способ установить или поддерживать новый или существующий коммуникационный мост — это позволить вашему новому сотруднику работать много времени с людьми, которые управляют вашим отделом полетов.
Время — деньги, а ваше время самое ценное в вашей компании. Это действительно в ваших интересах, чтобы, по крайней мере, каждые шесть месяцев, когда вы можете выпустить PA / CS на один день, они проводят это время в качестве посетителя и гостя вашего отдела полетов, чтобы они могли изучать и обновлять сведения о последних изменениях, лицах, оборудовании и проблемах в этом до сих пор инопланетном подразделении вашей корпорации.
РОЛЬ РА / CS
Теперь мы вернемся к основной роли PA / CS в том, что касается организации и организации вашего расписания поездок.
УПОЛНОМОЧЕННЫЙ СПИСОК ПОЛЕТОВ
Существуют три жизненно важные причины, по которым в вашей компании должен быть утвержденный список ответственных руководителей и сотрудников, которым разрешено пользоваться услугами, предлагаемыми отделом корпоративных полетов; это:
1. Корпоративная безопасность (видимость, налоги, политика вступления, основанная на том, кто в корпоративном управлении может летать на одном самолете, являются одними из вопросов, связанных с корпоративной безопасностью);
2. Налогооблагаемая выгода (отслеживание права на основании профиля поездки и налогооблагаемых ставок); а также таможня и иммиграция (теперь необходимо сообщать властям о пассажирском манифесте перед въездом или выездом из страны международным рейсом).
PA / CS должен иметь актуальный и авторизованный документ списка разрешенных рейсов.
Обычно они создают и поддерживают этот список с помощью отдела кадров, бухгалтерии и юридических отделов вашей организации. Но если кто-то другой отвечает за обслуживание этого жизненно важного документа, PA / CS должен быть первым в очереди на получение этого. После того, как они получат эту политическую литературу, они получат возможность плавно преобразовывать запросы командировочных на уровне зала заседаний в реальность.
Не думайте, что кто-либо в отделе полетов будет знать о своих потребностях, если он впервые пилотирует ваш самолет.
Лучший способ гарантировать, что обслуживание в салоне, которое предоставляется гостю, является абсолютно образцовым, — это разработать краткую и лаконичную анкету, в которой спрашивается, что лично любит и не любит пассажир. Затем этот вопросник может быть заполнен руководителем принимающей стороны, который пригласил гостя, или, в качестве альтернативы, он может быть заполнен собственным PA / CS гостя. Я слышал о сделках, потерянных из-за того, что какой-то напиток был или не был на борту самолета. Звучит безумно, но, к сожалению, это правда!
Сделайте правильный выбор
Ваша широкая, мощная, ежедневная работа в качестве руководителя высшего уровня и высшего уровня эффективности будет менее эффективной без помощи, предоставляемой вашим персоналом, как в вашем офисе, на спутниковых площадках, в вашем ангаре, так и, прежде всего, в вашей PA / CS.
Редкому человеку нужно обладать некоторыми своими динамическими навыками, которые вы используете у руля вашей корпорации, и при этом быть симпатичным (вы будете проводить с ними много времени). Этот человек также должен обладать знаниями и навыками консьержа и иметь возможность хранить детали вашего внутреннего бизнеса в святилище абсолютно в тайне и совершенно священно.
С точки зрения персонала в ангаре, они будут рассматривать вашу PA / CS как истинного VIP, потому что на переднем и заднем концах этот человек является их основным клиентом, которого он должен удовлетворить, прежде чем сможет удовлетворить вас на Showtime.
Выбирайте мудро при выборе кандидата для выполнения этой роли для вас. После того, как они находятся за столом рядом с вашим офисом, НЕОБХОДИМО убедиться, что они должным образом связаны с вашим отделом полетов и что между вашим представительским гарнитуром и ангаром построен подходящий коммуникационный мост.